UA-140157522-1
Herman Miller vezérképviselet Magyarországon 1998 óta
Tel: +36 1 439 0303

Pleased to Meeting You

Hat egyszerű szabály a jó meetingekhez

Pleased to Meeting You
október 25, 2019 Bába István

Szöveg: HM WHY
Illusztrálta: Jean Jullien

Biztos hallotta már a mondást: “a teve egy ló, melyet egy bizottság tervezett”. De ha jobban belegondol, a teve egy fantasztikus jószág: nagy távolságok megtételére képes a sivatagban víz és napszemüveg nélkül. Hasonlóképp, profik egy elkötelezett csapata, összedolgozva, egymást sarkalva a merészebb és nagyobb gondolatok felé fantasztikus dolgokra képes.

És hol is kovácsolódnak ilyen álomcsapattá?
A meetingeken.

Ha jól szervezik, a meetingek nagy áttörések, közösségi rezgések és hatásos együttműködések helyszínei. Ha viszont rosszul, akkor az maga az ezer papírvágás általi halál, különösen, mikor is az egyik téma-nélküli, a technika kihívásaival küszködő, levezető nélküli ötletelésről a következőre vánszorogsz (és még csak fél három van). Szerintünk lehet, hogy a meetingeknek rossz a hírneve, de ez nem azt jelenti, hogy be kell szüntetni a közös munkát és ötletelést, hanem el kell érni, hogy minden alkalom számítson. Ha úgy érzi, minden egyes naptári bejegyzés csak újabb emlékeztető arra, hogy a meeting bedarál, fogadja meg néhány tanácsunkat, hogy a lehető legtöbbet tudja kihozni munkájából!

Világos céllal kell összegyűlni

Bármely meeting célja – a négyszemközti megbeszéléstől az állva, kézzel-lábbal megtartott előadásokig – hogy learassa a kollektív meglátások erejét. A megfelelő fizikai téren túl még fontosabb a megfelelő tudatállapot: gondos rákészülés, tiszta beszéd, egyértelmű irány, őszinte meghallgatás és mély összpontosítás. Na meg persze jó rágcsálnivaló…

A találkozó előtt végiggondolni

Mielőtt megszervez egy meetinget, gondolja végig: tényleg szükséges? Mindenkinek van szerepe benne azok közül, akiket meghív? Biztos hogy péntek fél hatra kell szervezni? Vigyázzon, nehogy túltervezze a csapattagjait beosztását, és mellőzze a lovagias lemondásokat és utált újratervezéseket! Míg a találkozó tart, ragaszkodjon a kitűzött célokhoz és ne hagyja hogy csevegés kezdődjön, vagy mellékvágányra terelődjön a megbeszélés. Viszont ha a meeting vége felé egy téma valósággal begyullad, nehogy eloltsa az időbeosztás miatt – inkább fujtatót a kreativitás lángnyelveinek!

Nagy gonddal foglaljon

Aranyszabály: úgy kell helyet foglalni, hogy a megfelelő eszközök rendelkezésre álljanak, és elegendő időkeret legyen szabad. Nem kell megbolondulni többképernyős videó-konferenciával egy egyszerű helyzetjelentéshez. Ha pedig össze kell kapcsolnia Dubajt, Londont, Sydneyt, Moszkvát és Pekinget, akkor A: ez elképesztő! B: talán többre lenne szükség, mint egy szimpla tábla és egy kihangosító…

Az igaz – mindannyiunk keserű bosszúságára – hogy a mindennapi életünk részét képezik mára a technológiai baklövések, azért jobb ha duplán ellenőrzi a bemutatókat, a hivatkozásokat, a bejelentkezéseket és minden digitális részletet, mely nélkülözhetetlen az igazi “minden rendszer készen áll” státuszhoz, fellszállás előtt…

Jelen lenni

Tudjuk, WhatsApp, Viber, Instagram és a többi státuszjelentés: ha meetingen van, szentelje figyelmét a munkatársaira – mindet.  Igen, az appba zápult agyunk szédítő mennyiségű mikrofeladatot képes egyszerre végezni manapság, de harcoljunk az ellen, hogy azt nézegessük: épp ki lájkolta a bulldog-kölyök fotónkat (mindenki), vagy hogy a partnerünknek üzengessünk, ma estére thai kajára vágyunk.

Ha tudatosan törekszünk arra, hogy ne csak jelen legyünk – épp egy szójáték hármas-összetett szaván agyalva – de valóban részt vegyünk   akkor mi lehetünk a legértékesebb csapattagok.

Forgalomirányítás

Minél több időt tölt azzal, hogy tárgyalóról tárgyalóra vándorol, annál közvetlenebb tudásra tesz szert az irodát illetően – minden négyzetméter, éles forduló és bármely ösvény mely elkerüli főnőke főnőkét, akinek nem kéne tudnia arról, hogy észrevehetően később tűnt fel egy megbeszélésen. Ezt a helyismeretét akár ki is terjeszthetné látogatóban ott járó ügyfeleire, új munkatársaira és más vendégekre.

Ha valaki zavartnak és elveszettnek látszik, ahelyett, hogy elszelelne mellettük, álljon meg egy pillanatra és ajánlja fel segítségét! Hátha oda kell kísérni valahová… Így máris kapcsolatot teremtett, és megtette első lépéseit a következő nagy ötletéhez.

Tartsa tisztán!

Manapság, mikor annyi irodai összejövetelt tartunk, mindannyiunkat megillet, hogy kempinghelyként kezeljük azt: “mindig azzal távozz amivel érkeztél”. Mindent vigyél el: toll, bemutatólapok, pendrive és kaja. Ne mulassza el letörölni a táblát, visszatolni a székekeket és rendet rakni, akkor se, ha a következő meeting résztvevői már a heti beosztást részletezik az ajtóban.

Tárgyalószékeink