Praktikus rendszerezési tippek
Reggel leülünk dolgozni, majd öt percig keressük a tollunkat. Azután újabb öt percig keressük a papírt. Ismerős a helyzet? Igazi zűrzavar! Ez nemcsak egy idegesítő helyzet, de komolyan befolyásolja a hatékonyságot is.
Legyen minden a helyén
Nap mint nap rengeteg időt veszítünk azzal, hogy keresgélünk a káoszban. A zsúfolt íróasztal pedig nemcsak lelassít, de stresszel is, mert állandóan arra figyelmeztet, hogy mennyi még a tennivaló.
A jó hír, hogy néhány egyszerű változtatással drámaian javíthatjuk a helyzetet. A megfelelő irodabútor és okos tárolási megoldások segítségével bárki kialakíthat működőképes rendszert. A cél nem a steril környezet, hanem az, hogy minden a helyén legyen, amikor szükségünk van rá.
A káosz valódi költsége
A káosz az íróasztalon több, mint esztétikai probléma – valódi produktivitásgyilkos. Amikor állandóan keresgélünk, megszakítjuk a munkában való elmélyülést. Ez a szakadatlan megállás és gyakori szünet sokkal károsabb, mint elsőre gondolnánk. Mindannyian ismerjük azt az érzést, amikor végre belemerülünk egy feladatba, aztán egyszer csak fel kell állnunk, hogy megkeressünk egy fontos dokumentumot, egy jegyzetet vagy éppen a tűzőgépet.
Újra felvenni a fonalat általában több időt vesz igénybe, mint amennyit a keresés maga. Minden alkalommal, amikor váltunk, energiát és időt veszítünk.
A vizuális zűrzavar agyunkat is folyamatosan terheli. Amikor túl sok dolog van látótérben, agyunk részben azzal foglalkozik, hogy kiszűrje a lényegtelent. Ez olyan, mintha egy zajos környezetben próbálnánk koncentrálni. Lehetséges, de megerőltető. A rendezetlen környezet pszichológiai hatása sem elhanyagolható. Folyamatosan emlékeztet minket a befejezetlen feladatokra, a halogatott dolgokra. Minden alkalommal, amikor ránézünk az asztalra, egy kis stresszt érzünk. Ez az állandó alacsony szintű feszültség kifárasztó, és hosszú távon kihat a munkaminőségünkre is.
Gondoljunk bele: ha naponta csak 10 percet veszítünk el keresgéléssel, az egy hónap alatt már 5 óra! Ez az idő sokkal hasznosabban is eltölthető lenne produktív munkával vagy akár pihenéssel. De a keresgélés csak a jéghegy csúcsa. A valódi veszteség a megszakított munkafolyamatokban és a csökkent koncentrációban rejlik.
Sok esetben azzal mentjük magunkat, hogy „kreatív típusok” vagyunk, és nekünk kell a káosz. De valójában a kreativitáshoz is szükség van egy bizonyos szintű rendszerezettségre. A legjobb ötletek akkor jönnek, amikor az agyunk nem azzal van elfoglalva, hogy navigáljon a zűrzavarban.
Nagytakarítás
A rendrakás első szabálya: kezdjük tiszta lappal. Ez nem azt jelenti, hogy mindent ki kell dobnunk. De érdemes először minden dolgot eltávolítanunk az asztalról. Igen, mindent! Ez elsőre talán ijesztő, ám mindenképpen szükséges.
Ezt követi a nagy válogatás. Három kategóriát alakítsunk ki: napi használat, heti használat, és ritkán használt dolgok. Az első kategóriába tartoznak azok a tárgyak, amelyeket tényleg minden nap használunk – toll, jegyzetfüzet, telefon. Ezek maradhatnak az asztalon. A heti használatú dolgok, például egy tűzőgép vagy egy mappa az aktuális projektekkel, bekerülhetnek a fiókba vagy egy közeli polcra. A ritkán használt tárgyakat pedig távolabb tárolhatjuk.
Valójában lesz egy negyedik kategória is: tárgyak, amelyeket sosem használunk. Ezeket bátran dobjuk ki vagy adjuk oda valakinek, aki hasznát veszi.
Minden tárgynak legyen egy konkrét helye, és mindig oda tegyük vissza használat után. Lehet, hogy ez eleinte tudatos erőfeszítést igényel, de idővel automatikussá válik. Ne essünk abba a hibába, hogy túl sok dolgot akarunk az asztalon tartani „mert esetleg kell”. Jól tudjuk, hogy ami esetleg kell, az igazából ritkán kell. A kulcs az egyszerűségben rejlik: minél kevesebb dolog van állandóan az asztalon, annál könnyebb rendet tartani.
Okos tárolási megoldások
A válogatás során válnak hangsúlyossá az okos tárolási megoldások. Ne feledjük el, hogy nem csak vízszintes irányban pakolhatunk. A vertikális tér kihasználása sok lehetőséget kínál, főleg kis irodákban vagy otthoni munkasarokban. Remek példa a CBS Flo monitortartó kar. A monitor megfelelő magasságba és távolságba helyezésével kíméli nyakunkat és szemünket, ami ergonómiai szempontból előnyös. Ugyanakkor rengeteg helyet is felszabadít az asztalon. A monitor alatti terület hirtelen újra használhatóvá válik dokumentumok, billentyűzet vagy akár egy szép növény számára.
A HAY Shade Bin pedig bebizonyítja, hogy a feleslegessé vált dolgoknak is lehet esztétikus helyet találni. Ez a hulladékgyűjtő nemcsak funkcionális, hanem stílust is ad az irodának. A rendezett környezet része, hogy a tárolóeszközök maguk is jól nézzenek ki – nem elég, ha praktikusak
A laptopok külön kihívást jelentenek: amikor használjuk őket, gyakran elfoglalják az asztal nagy részét. Van megoldás! Az Oripura laptopállvány lehetővé teszi, hogy a laptopot ergonomikus magasságba emeljük, miközben alatta hely marad más eszközöknek. Ráadásul a megemelt pozíció jobb légáramlást is biztosít a gépnek, ami hosszabb élettartamot eredményez.
Kezd már szépek kialakulni a rend! De ott vannak még a kábelek és vezetékek. Minden eszköznek megvan a maga töltője, adatkábele, és ezek hamar káoszt teremtenek a munkaállomásunkon. Használjunk kábelcsatornákat vagy kábelkötöző megoldásokat, és próbáljuk úgy vezetni a zsinórokat, hogy láthatatlanok legyenek a munkaterületről nézve.
Rendet teremtünk!
Az Office Art Design termékei kifejezetten arra lettek tervezve, hogy a funkcionális és esztétikus megoldásokat egyesítsék. Nem elég, ha valamit csak elteszünk – fontos, hogy a tárolási megoldások maguk is hozzájáruljanak a kellemes munkakörnyezethez.
