Herman Miller képviselet Magyarországon 1998 óta
Tel: +36 1 439 0303

Kiegyensúlyozott érzés

Kiegyensúlyozott érzés
július 26, 2016 Gabor

A hatékony iroda kialakításának kulcsa egy ősi elvben, az egyensúlyban rejlik.

A mobil és digitális technológiák elterjedésével nem szabadna, hogy az iroda kialakítása gondot okozzon. A legtöbb dolog amire egy munkavállalónak szüksége van, benne van a számítógépében vagy az okostelefonjában. Ezen felül csak egy hely kéne ahol egyedül vagy társaságban leülnek.

A valóságban azonban kiderül, hogy ami egyszerűnek látszik, az korántsem az. Az alkalmazottak többre vágynak egy egyszerűasztalnál; egy inspiráló teret mely támogatja a céljaikat, előmozdítja a kognitív és fizikai jólétüket, és nem utolsó sorban lehetővé teszi az eredményes munkát a munkatársak között.

Az irodai design irodalmába való rövid betekintés után megismerhetjük a munkavállalók különféle igényeit.  Az egyik írás magasztalja az ültetési rend nélküli, mobilis irodákat, egy másik a stabilitást részesíti előnyben ahol minden ott dolgozónak fix helye van. Nem sokkal később már a nyitott irodaterekről olvashatunk és a személyes tér megszünésének problémájáról. Megtudhatjuk, hogyan váltják le a cégek a biztonságos asztali számítógépeiket laptopokra és egy másik írás szerint 2020-ra már mindent okostelefonjainkon végzünk majd.

Ha elfelejtjük az írásokat és logikusan belegondolunk, nem létezik, hogy egy munkavállaló igényei évről évre ennyit változzanak. Lehetséges, hogy egy ember aki eddig eggyütt dolgozott másokkal egy nyitott irodatérben egy évvel később már egy csendes, privát irodában dolgozna?

Scott Doorley, a stanfordi egyetem kreatív igazgatója és a Make Space társszerzője szerint a válasz, nem.

“A dolgozók igényei állandóak” – mondja Doorley. “Az embereknek szüksége van a hovatartozás érzésére, egy privát térre, egy helyre ahol másokat fogadhatnak és ahol a tárgyaikat tarthatják.”

WHY_dschool_5

Greg Parsons, a Herman Miller Kreatív Igazgatója egyetért. “ Rájöttünk, hogy felesleges megpróbálni előrejelezni a trendeket ezért az emberi tapasztalatokra koncentráltunk ami sosem változik.” Hozzáteszi, hogy “ az emberi működésre tervezünk”.

Mint kiderült az emberi működésnek elég pontosan behatárolható igényei vannak a munkakörnyezetével kapcsolatban. “Nem kérdés, hogy az embereknek szükségük van vízre és oxigénre,” – mondja Edward L. Deci, a rochesteri egyetem pszichológia professzora. “Nem csak a testünknek vannak igényei, hanem a lelkünknek is.”

Parsons és csapata különböző nézőpontokat vizsgáltak, hogy mi motiválja az embereket munkahelyükön. Az eredmények azt bizonyítják, hogy szükségük van biztonságra, hovatartozásra, sikerre, státuszra és célra. Deci szerint mindez attól függ, hogyan szocializálódtunk. Ahhoz, hogy egészségesen és produktívan dolgozzunk szükség van hatáskörre, harmóniára a munkatársakkal és autonómiára. “ Kutatások bizonyítják, hogy amikor autonómiát kap valaki, jobban teljesít” – mondja Deci. “Akik maguktól hozhatnak döntéseket, lelkileg egészségesebbek”.

Kérdés, hogy elérhetjük e a lelki egészséget egy irodai környezetben ahol különböző munkákat kell elvégezniük a különböző személyiségű alkalmazottaknak? Egyre nehezedik a kérdés amikor az alkalmazottaknak időről időre más szükségleteik vannak; amikor csendre van szükségük a koncentrációhoz, amikor aktivitás kell vagy amikor csoportos munkához kéne tér. Lehetséges a sokfajta elfoglaltságban közös nevezőt találni? Parsons szerint a válasz az egyensúly.

A leghatékonyabb irodai környezetben egyensúlyban van minden, ami a tökéletes munkavégzéshez kell: az emberi szükségleteket és igényeket kielégítő helyiségek, területek és eszközök, amelyek a legtöbb támogatást nyújtják a munkához. “Egy teljesen nyílt belső térrel rendelkező iroda nem elég hatékony,” mondja Parsons. “Régen elszigetelt, zárt irodákat használtunk, amelyek szintén nem voltak elég hatékonyak. Amire szükségünk van, az nem más, mint egy tökéletes egyveleg, amely nem csak a zárt vagy a nyílt belső tér közötti különbségeket feszegeti. Meg kell találnunk az egyensúlyt a formalitás-informalitás, a következetesség-alkalmazkodóképesség, és az egyöntetűség-sokszínűség között.”

Olyan emberekkel, akik annyi különböző projekten dolgoznak egyszerre, ráadásul egy térben, elérni és fenntartani ezt a tökéletes egyensúlyt, igazi kihívás lehet.

Parsons szerint viszont a megfelelő, és különböző típusú munkahelyek ötvözése, integrálása egy irodába olyan megoldás lehet, amely képes összhangot teremteni a munkatársak teljesítménye és tevékenysége között.

Parsons és a Living Office csapata egy olyan harmónikus irodát álmodtak meg, amely vegyíti a különböző munkahelyi rendszereket, hogy a munkatársak úgy alakíthassák, variálhassák, ahogy az a mindennapi, szerteágazó tevékenységüket a legjobban támogatja.

A Herman Miller csapata ennek érdekében 10 különböző beállítást, rendszert tervezett – mindegyiket az adott célhoz, karakterhez és feladatkörhöz igazítva -, így mindegyik lehetőség egy-egy holisztikus irodai környezetet eredményez. Példának okán, a Haven egy elkülönített terület, amely a folyamatos koncentrációt igénylő feladatokhoz ideális, míg a Hive a csoportmunkákhoz nyújt tökéletes helyiséget, amely a csapaton belüli egyéni munkát is méginkább ösztönzi. A Clubhouse különböző munkavégzésekhez kínál változatos környezetet, különös tekintettel a csoportmunkákra.

“Néha szükségünk van a pihenésre, máskor az emberekkel való érintkezésre, és van olyan alkalom, amikor félrevonulunk valami újat tanulni, vagy csak fel akarjuk tenni a lábunkat a kanapéra és semmit sem csinálni,” mondja Primo Orpilla, az O+A építészeti vállalat csoportvezetője. Az O+A több irodát tervezett már tech cégeknek, beleértve a Facebook-ot, a Yelp-et és az AOL-t.

Egy adott napot lehet, hogy valaki kávéval indít, másvalaki pedig beszélget a kollégáival, a harmadik pedig azonnal leül az asztalához és nekilát a teendőinek. “A célunk az, hogy mindenki számára megalkossuk azokat a területeket az irodán, ahol elég hely van a mindennapi rituálék elvégzéséhez,” tette hozzá.

WHY_OA_2

Az O+A irodái látványos, nagy belső terekkel rendelkeznek , de a sok kicsi, rugalmas tárgyalószobák, várakozók, telefonfülkék, társalgók és a rögtönzött megbeszélésekre használható állóasztalok is színesítik az összképet. Egy régi szabály szerint minden 20 főre jutnia kell egy tárgyalónak, azonban az O+A irodáiban minden 6-7 emberre jut egy, Orpilla szerint.

Ahelyett, hogy állandóan le kelljen foglalni a sűrűn használt tárgyalókat, a munkatársak bármelyiket kiválaszthatják a bővebb választékból, így segítve a csoportmunkák eredményességét.

Ezen típusú dinamikus irodai terek egyre inkább népszerűbbek, különösen a Szilikon-völgyben, amely köztudottan ismert az olyan irodai kampuszokról, ahol strandröplabda pályák és masszázs szobák is találhatóak. Viszont az egyensúlyt ebben a progresszív környezetben is meg kell találni. A világ összes ping-pong asztala ott lehet az irodában, de ha az alkalmazottak a kisebb meetingek helyszínéül végül ugyanúgy elmennek egy kávézóba, akkor az iroda mégsem elégíti ki az igényeket.

Végső soron a munkatársakat meg kell fogni egy elegáns, esztétikus irodai összképpel, és lehetővé kell tenni számukra, hogy azt úgy használják, ahogy akarják.

“Az ‘50-es és ‘60-as években tulajdonképpen sorban leültettük az embereket és feladatot adtunk nekik. Az információ összekötve, sorban haladt. A munka ismétlődő, folyamatorientált volt  a gyárak példáját követve,” mondja Parsons. “Napjainkban fontos az innováció, az új ötletek és a kreativitás. Az emberek menedzselésének módja teljesen megváltozott. Most már a szabadságot, a változásokat és a sokszínűséget kell támogatni.”

A lehetőségek és a fenntarthatóság szempontjából vonzó lehet a cégek számára, hogy a munkatársak részére ugyanazokat az asztalokat biztosítsák, segítve az egyszerű fenntartást és átláthatóságot. De Parsons azon a véleményen van, hogy egy helyiségre különféle munkaállomásokat kell telepíteni, színesítve a környezetet és támogatva a produktivitást.

WHY_Balance_OA0456

A versenyszférában a rugalmas és attraktív munkahelyek jelentősen támogatják az alkalmazottakat, viszont más módon: ezek az irodák vonzzák az új személyzetet és csökkentik a fluktuációt,” Orphilla szerint.

“Az emberek imádnak ilyen környezetben lógni,” tette hozzá.

Végső soron egy kiegyensúlyozott munkahely több szükségletet elégít ki. Többet, mint amire egy homogén, uniformizált iroda valaha is képes lenne. Parsons úgy hívja ezt a régi monoton modelt, hogy “nagyszerű az átlagnak, de kevés a kiválóknak.”

Ez az a hiba, amelyet sok iroda elkövet: mepróbálnak találni egy olyan egyszerű design megoldást, amely minden munkatársra ráhúzható. De az egyensúly nem arról szól, hogy fogunk egy sémát, és arra megtaláljuk a legjobb átlagos alkalmazottakat; sokkal inkább szól arról, hogy egy sokszínű környezetet hozunk létre.

Egy bizonyos tekintetben luxus, hogy ebben a digitalizált korban a cégek végre elkezdhetnek az emberek igényeit kielégítő irodákat tervezni, ahelyett hogy az eszközök kapnának nagyobb figyelmet. És amit a biológia órán tanultunk az nem más, mint az, hogy minden élőlénynek szüksége van az egyensúlyra.